Brindar apoyo administrativo, secretarial y operativo a las áreas técnicas de la oficina, asegurando la adecuada gestión de procesos de cooperación técnica, la correcta utilización de los sistemas institucionales (PMIS, SharePoint) y el flujo oportuno de información, documentación y actividades logísticas, de conformidad con las normas, políticas y procedimientos establecidos por la organización.

Funciones y Responsabilidades Principales

• Soporte Administrativo a Áreas Técnicas y Proyectos:
• Operar sistemas institucionales (PMIS, correspondencia, SharePoint, MS Office) para compras, contratos, viajes, pagos y solicitudes operativas.
• Mantener actualizada la información de proveedores, solicitudes, facturas e informes de cooperación técnica.
• Coordinar con áreas técnicas la gestión de solicitudes, aprobaciones y seguimiento de compromisos programáticos.
• Gestión Logística de Eventos, Viajes y Misiones:
• Organizar la logística de talleres, seminarios, cursos y reuniones (participantes, materiales, servicios, lugares).
• Coordinar itinerarios, boletos aéreos, hospedaje, transporte, viáticos, visados y autorizaciones de viajes oficiales y misiones de campo.
• Gestión de Correspondencia y Documentación:
• Recibir, registrar, digitalizar, clasificar y distribuir la correspondencia institucional (mensajería, valija diplomática, correos oficiales).
• Redactar, revisar y despachar correspondencia interna y externa manteniendo el orden en archivos físicos y digitales.
• Atención al Público y Recepción:
• Actuar como primer punto de contacto de la oficina, brindando atención a visitantes, proveedores y usuarios.
• Gestionar conmutador/llamadas telefónicas y mantener controles de registro e ingreso conforme a normas de seguridad.
• Brindar apoyo operativo en planillas de personal contingente y reemplazos de asistentes de proyectos.

Educación:

• Esencial: Educación secundaria completa.
• Deseable: Estudios técnicos o universitarios en Administración de Empresas, Secretariado Ejecutivo, Recursos Humanos, Relaciones Internacionales, Contabilidad o carreras afines.

Experiencia Laboral: Mínimo 3 años de experiencia progresiva en funciones administrativas, secretariales o de apoyo a programas/proyectos en organismos públicos, internacionales o de cooperación.

Idiomas: Dominio completo del idioma español.

Informática / Sistemas: Manejo de herramientas digitales (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) y soltura en el uso de sistemas financieros/administrativos institucionales (PMIS/ERP).